Digitaler Turbo für Geschäftsprozesse

Das Process-Mining der Thüga-Gruppe analysiert Unternehmensprozesse von Stadtwerken mit dem Ziel, Prozesskosten zu senken und die Effizienz weiter zu erhöhen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Energieversorger ihre Geschäftsabläufe heute ganzheitlich betrachten: Optimale Kundenbetreuung, Flexibilität und ständiger Aufbau von Know-how. „Allen voran steht aber der Faktor Effizienz“, erklärt Thomas Haupt, Leiter des Kompetenzcenters Markt im Ressort Beratung der Thüga. „Stadtwerke sollten eine hohe Servicequalität liefern und gleichzeitig ihren Zeit- und Kostenaufwand bei Geschäftsprozessen möglichst gering halten.“

Doch viele Prozessabläufe sind komplex und schwer zu entschlüsseln, da sie große Datenmengen erzeugen. „Der Ökonom Peter Drucker hat einmal gesagt ‚Wenn man etwas nicht messen kann, kann man es auch nicht verbessern.‘“ ergänzt Nima Ghaeni, Stabsstelle Projektkoordination. „Das bedeutet, wir erzeugen einen Qualitätsverlust, wenn wir unsichtbare Abläufe, die Zeit und Geld kosten, nicht transparent machen. Das können wir nun aber mit dem Process-Mining der Thüga-Gruppe, denn wir prüfen Prozessabläufe auf Herz und Nieren.“

Process-Mining: Transparenz und Effizienz

Um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, können Energieversorger ihre ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) mittels Process-Mining auswerten. Die Daten der ERP-Systeme – wie SAP, Wilken oder Schleupen – konnten bisher oft nur mit großem manuellen Aufwand ausgewertet werden. „Einzelne Analysen waren gar nicht oder nur mit viel Zeitaufwand möglich“, sagt Dr. Stephan Vulpus, Geschäftsführer der E-MAKS GmbH. „Das Process-Mining der Thüga-Gruppe reduziert unseren Arbeitsaufwand erheblich.“

Zu jeder Transaktion im System werden mittels Protokollierungsfunktionen Zeitstempel gespeichert. „Das sorgt für Transparenz, denn die Analyse wertet die Fußspuren aus, die jeder Prozess im System hinterlässt“, verdeutlicht Georg Lessak, Geschäftsführer der Conergos GmbH & Co. KG. Die Visualisierung des Process-Minings lässt intuitiv erkennen, wie der IST-Prozess abgelaufen ist. Wo führen Prozess-Schleifen zu unnötigem Aufwand? Wie oft mussten die Sachbearbeiter manuell eingreifen und welche Abläufe benötigen viel Zeit? „Das hilft, Prozesse gezielt zu optimieren, um den Zeit- und Kostenaufwand effektiv und nachhaltig zu verringern“, sagt Wolfgang Krug, Geschäftsführer der Visconto GmbH.

Für alle Unternehmensbereiche

Process-Mining ist branchenunabhängig – es lassen sich alle Prozesse analysieren, die zu einem großen Teil IT-basiert ablaufen: von den komplexen Abläufen im Einkauf und im Netz bis hin zu vertrieblichen Aktivitäten ist alles möglich. Auch einzelne manuelle Prozessschritte können analysiert werden, um Automatisierungspotenziale aufzuzeigen. Durch die Abbildung aktueller Kennzahlen lässt sich mit dem Process-Mining-Tool auch ein einheitliches Prozess-Reporting erstellen. Darüber hinaus kann die Abschlussprüfung in Dauer und Qualität deutlich verbessert werden. Im Vordergrund steht auch hier eine Risiko- und Aufwandsminimierung.

Mehrwert des Thüga-Netzwerks

„Für die Stadtwerke bietet das Angebot von Thüga und Conergos einen großen Mehrwert“, sagt Lessak. „Wir stellen das notwendige IT-Know-how für die Prozessvisualisierung und arbeiten eng mit den Prozess- und Datenexperten der Stadtwerke zusammen.“ Ghaeni ergänzt: „Auf Seiten der Stadtwerke ist kein Ressourcenaufbau nötig – weder in Form von IT-Experten noch in Form von Servern. Sie profitieren von den Prozessen, die wir bereits entwickelt haben.“ Stadtwerke der Thüga-Gruppe, die mit dem SAP-Conergos-Template arbeiten, haben noch einen weiteren Vorteil beim Process-Mining: Die Entwicklung der Prozessmodelle ist mit einem deutlich reduzierten Aufwand verbunden.

Ein zusätzlicher Mehrwert des Process-Minings liegt in der Synergie des Thüga-Verbundes: Die Ergebnisse der Analyse können innerhalb der Gruppe gegenübergestellt werden.

„Jedes Stadtwerk hat einen Einkaufsprozess – dieser kann im Anschluss an die Analyse anonymisiert mit anderen Einkaufsprozessen verglichen werden“, beschreibt Katharina Baumbusch, Projektleiterin Einführung Process-Mining der Thüga AG, das Benchmarking. „Wenn der Prozess im eigenen Unternehmen zwei Wochen dauert, bei jemand anderem in der Gruppe aber nur zwei Tage, kann das ein guter Ausgangspunkt sein, um in den Austausch zu treten und Verbesserungsvorschläge zu finden.“ „Außerdem haben wir die Themen Datenschutz und betriebliche Mitbestimmung in diesem Zusammenhang bedacht,“ erläutert Lessak. „Dazu haben wir mit dem Thüga-internen Verantwortlichen für Datenschutz, Georg Kranz, und dem Betriebsratsvorsitzenden der Thüga AG, Michael Bauta, diskutiert. Gemeinsam haben wir Wege definiert, die die Process-Mining-Auswertung unter Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften ermöglicht.“

Umsetzung bringt Erfolg

Auch für den nächsten Schritt bieten Thüga und Conergos eine individuelle Beratung an: „Im Nachgang zur Analyse stehen unsere Experten zur Verfügung, um mit den Stadtwerken die fachliche, organisatorische und technische Prozessoptimierung umzusetzen,“ erklärt Nima Ghaeni. Sven Class, Bereichsleiter Vertrieb der Conergos GmbH & Co. KG ergänzt: „Das Interesse an Process-Mining in der Thüga-Gruppe ist jetzt schon sehr groß. Wer die Einsatzmöglichkeiten und den Nutzen des Analyse-Tools näher kennenlernen oder ausprobieren möchte, kann sich jederzeit bei uns melden. Am 11. April gibt es passend zum Thema auch eine Websession. Dort wollen wir alle Interessierten über die Möglichkeiten des Process-Minings informieren.“ Die Teilnahme an der Session ist kostenlos, die Anmeldung erfolgt über das Thüga-Extranet.